FAQ de l’administrateur

Synappx Go est une application mobile qui se connecte aux MFP Sharp pour une numérisation, une impression, une impression de fichiers dans le Cloud et un partage rapides de fichiers sur les moniteurs Sharp. Pour plus de détails, veuillez consulter la page  Qu’est-ce que Synappx Go?

Une fois votre commande pour Synappx Go reçue et traitée, l'administrateur initial indiqué dans la commande reçoit un e-mail avec des instructions pour se connecter au portail Administrateur Sharp.

Accédez au portail Administrateur avec la dernière version de Google Chrome.

• Versions iOS : 11 ou ultérieures
• Android™ versions: 8.0 à 10.0

• Apple® iPhones® avec support NFC et iOS 11 ou ultérieur : 7/7+, 8/8+, X, XR, XS, XS Max, iPhone 11, 11 Pro, 11 Pro Max, et iPhone SE (2e génération - 2020)
• Android™ versions: 8.0 à 10.0, support NFC

Microsoft® Windows 10 ou supérieur et Windows Server 2016 ou supérieur, 32 ou 64 bits sont pris en charge. Consultez la  Configuration requise.

Utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Microsoft 365 pour vous connecter au site du portail Administrateur. Vos informations d'identification sont validées par votre système Azure AD ou Google Workspace, et vous recevez un jeton avec des informations sur votre rôle (administrateur).

Le premier administrateur à se connecter au système Synappx doit avoir les droits administratifs Azure AD ou Google Workspace pour accorder les autorisations nécessaires à l'application Synappx Go (et Synappx Meeting si l'application est installée). Si vous n'avez pas d'autorisations Azure ou Google Workspace, contactez votre revendeur pour obtenir le nom de la personne disposant de ces informations d'identification pour pouvoir l'ajouter à votre compte.

Remarque : Les administrateurs supplémentaires n’ont PAS besoin de l'accès administrateur à Azure ou Google Workspace. Les administrateurs peuvent avoir des licences d'utilisateur en plus des droits administratifs.

Le premier administrateur Azure ou Google Workspace doit accorder une autorisation à Microsoft 365 ou Google Workspace pour fournir les fonctionnalités de gain de temps de Synappx. Ces autorisations ne s'appliquent qu'à l'utilisation des fonctionnalités autorisées sur l'application Synappx. Pour plus d'informations, consultez notre Livre blanc sur la sécurité de Synappx.

Les deux applications partagent des éléments de plateforme cloud. Si vous avez des licences à la fois pour Synappx Meeting et Synappx Go, vous pouvez gagner du temps ainsi :

• L'acceptation des autorisations pour Azure ou Google Workspace se fait une seule fois pour les deux applications
• Les administrateurs ajoutés ou supprimés dans une application le sont également dans l'autre
• Les espaces de travail ajoutés ou supprimés dans une application le sont également dans l'autre
• L'état d'abonnement pour les deux applications s'affiche dans l'onglet Abonnements
• Les journaux système et d'administrateur couvrent les deux services

L'administrateur initial de Synappx Go doit se trouver sur le même domaine e-mail, qui est configuré lors de la commande de Synappx Go. Une fois que l'administrateur initial accorde les autorisations requises, vous pouvez accéder à la page Domaines pris en charge du portail Administrateur pour vérifier que les autres alias de domaine sont inclus. Si c'est le cas, vous pouvez maintenant ajouter des utilisateurs et espaces de travail pour ces alias de domaine.

Accédez à la page Utilisateurs du portail Administrateur pour importer des utilisateurs d'Azure AD Office 365 ou Google. Vous trouverez les instructions pour ajouter des utilisateurs ici.

Non. Les utilisateurs peuvent seulement être importés depuis votre système Office 365 (Azure AD) ou Google Workspace. Vous pouvez importer en sélectionnant des utilisateurs individuels, des groupes d'utilisateurs ou un fichier CSV (avec un maximum de 50 utilisateurs à la fois).

Oui, les nouveaux utilisateurs sous licence recevront des e-mails automatiques avec des instructions pour télécharger et configurer l’application. 

Les espaces de travail peuvent être des salles de réunion, des salles étroites, des bureaux individuels ou des espaces communs où se trouvent des MFP ; n'importe quel lieu où une collaboration se produit. Les espaces de travail sont un moyen commode pour les administrateurs et utilisateurs de confirmer l'emplacement de l'appareil sur leurs appareils mobiles lors de la numérisation, de l'impression ou du partage de fichiers.

Il existe quatre façons de créer des espaces de travail :

• Importer des ressources Microsoft 365 ou Google Workspace individuelles (p. ex. des salles de réunion)

• Importer des groupes Microsoft 365 ou Google Workspace

• Importer des groupes Microsoft 365 ou Google Workspace via un fichier CSV (maximum de 50 espaces de travail dans un fichier)

• Créer manuellement un espace de travail où les MFP ou écrans peuvent se trouver (p. ex. Couloir Est)

Consultez Ajouter et configurer des espaces de travail  pour plus de détails.

Sélectionnez le nom de l'espace de travail et cliquez sur Ajouter des MFP. Une liste de MFP non affectées s'affiche.

Remarque : Un MFP peut être ajoutée à un seul espace de travail à la fois (un MFP est supprimée du pool d'appareils disponibles après affectation).

Sélectionnez l'espace de travail. Cliquez ensuite sur l’icône d'écran en haut de la page, puis Ajouter des écrans. Une liste d’agents d’affichage non affectés (installés sur le PC d’affichage) s’affiche.

Remarque : Un agent d’affichage peut être ajouté à un seul espace de travail à la fois (un agent d’affichage est supprimé du pool d'agents disponibles après affectation).

Cette page affiche les tags NFC de check-in qui ont été associés à cet espace de travail. L'association se fait sur votre application mobile Synappx Go (voir Associer des tags NFC pour plus de détails). Vous pouvez également supprimer l'association de tag depuis cette page.

Cliquez sur Appareils et agents sous l’onglet Espaces de travail pour afficher un résumé complet de vos espaces de travail configurés, des agents de MFP et des MFP associées. Cliquez sur l’icône d’affichage pour afficher une liste complète de vos agents d’affichage. Consultez Description des appareils et agents  pour plus de détails.

Cliquez sur Appareils et agents dans l'onglet Espaces de travail. Cliquez sur le nom du PC agent/serveur du MFP et une fenêtre s’ouvrira et vous pourrez y supprimer des MFP spécifiques du pool disponible OU supprimer l’agent de MFP de la base de données avec toutes les MFP associées. Si vous effectuez cette dernière opération, vous devrez toujours désinstaller l’agent de MFP du PC/serveur (cette procédure suppose que vous n’utiliserez plus cet agent et les appareils associés).

Si vous n’avez plus l’intention d’utiliser l’agent de MFP et ses appareils associés, désinstallez l’agent de MFP à l’aide de la procédure normale de désinstallation de Windows. L’agent et les appareils ne seront plus disponibles pour configuration dans le portail Administrateur et seront supprimés de la base de données cloud de Synappx.

Vous pouvez également supprimer un agent de MFP et les MFP associées de la base de données Synappx via la page Appareils et agents du portail Administrateur ; toutefois, le processus de désinstallation de l’agent de MFP est toujours recommandé si vous n’avez plus l’intention d’utiliser l’agent.

Utilisez la procédure normale de désinstallation Windows si vous n’avez plus l'intention d’utiliser un agent d’affichage spécifique. Vous pouvez également supprimer l’agent d’affichage sur la page Appareils et agents. Cliquez sur Affichage et le nom du PC/serveur agent. Vous serez invité à confirmer supprimer.

Cette fonctionnalité vous permet de configurer vos écrans compatibles Synappx Go pour passer automatiquement à l’entrée PC correcte en appuyant sur la balise NFC. Cela nécessite la configuration du panneau d’affichage et des informations d’affichage dans le portail Administrateur. Consultez Commutation d’entrée automatique pour plus de détails.

Si vous rencontrez un problème avec le système Synappx Go, il existe un journal d’agent qui peut vous aider, vous ou votre revendeur, à résoudre le problème. Cliquez sur l’icône d'enveloppe pour recevoir le journal. Saisissez toutes les adresses e-mail supplémentaires et un message (facultatif), puis cliquez sur Envoyer. Le système obtient automatiquement les fichiers journaux de l’agent à partir du PC/serveur, les envoie au cloud Synappx et joint un lien à l’e-mail.

Non, vous pouvez en ajouter autant que vous voulez.

Non, si vous avez des licences pour les deux services, l’ajout d’un administrateur dans un service ajoutera automatiquement le même administrateur dans l’autre.     

Oui, la valeur par défaut lors de l’ajout d’un administrateur est un accès complet aux fonctionnalités du portail Administrateur. Toutefois, il existe également la possibilité d’attribuer un rôle d’administrateur de support avec un accès limité (p. ex. centre d'assistance). Consultez les détails sur l’accès ici.

Les clients qui ont acheté Synappx avant la version 1.3 doivent accepter une autorisation unique pour que Synappx obtienne un accès aux domaines supplémentaires. L’administrateur Azure AD doit accéder à la page Domaines pris en charge sur le portail Administrateur pour activer les alias de domaine Azure AD.     

Oui, accédez à la page Domaines pris en charge et confirmez que les domaines que vous souhaitez prendre en charge sont inclus dans la liste.

Les administrateurs définissent leurs propres notifications par e-mail. Les sélections individuelles n’auront pas d’impact sur les autres administrateurs. Par défaut, il n'y a pas de notifications.

Chaque administrateur peut activer les notifications. Les sélections individuelles n’auront pas d’impact sur les autres administrateurs. Par défaut, il n'y a pas de notifications.

L’E-ID est l’identificateur unique de vos abonnements Synappx sous licence. Les informations de cette page décrivent également la date de renouvellement des licences.

Les rapports Synappx Go fournissent des données visuelles sur l’utilisation du système Synappx Go. Consultez la page  Données disponibles pour plus de détails.

Non, la plage d'IP de recherche SNMP doit seulement être saisie avant de télécharger l’agent de MFP.

Non, vous devez entrer au moins une plage d'IP de début et de fin pour télécharger l’agent de MFP. Ces informations sont nécessaires pour trouver les MFP que vous pouvez ensuite configurer avec des tags NFC pour travailler avec Synappx Go.

Vous pouvez entrer jusqu’à quinze plages d'IP de recherche avant le téléchargement initial de l’agent. Si vous souhaitez effectuer une nouvelle recherche dans la plage ou rechercher dans une autre plage après le téléchargement initial, accédez à l’onglet Espaces de travail. Cliquez sur Appareils et agents. Ensuite, cliquez sur Rechercher des MFP et modifiez ou créez de nouvelles plages de recherche avant d’appuyer sur Trouver maintenant.

Non, pour simplifier la configuration et prévenir les erreurs, nous utilisons la découverte SNMP pour collecter automatiquement toutes les informations pertinentes sur les MFP Sharp potentielles à configurer avec Synappx Go. Vous pouvez redécouvrir les MFP à l’aide des mêmes plages IP ou de plages différentes à partir de la page Appareils et agents du  MFP.

Non, vous devez télécharger l’agent à partir de cette page Web, car elle contient des informations sur votre compte nécessaires pour configurer l’agent de MFP. 

Les journaux système liés aux agents de MFP et d'affichage sont affichés à deux endroits. Si l'installation et la configuration initiales des agents avec le cloud Synappx ne réussissent pas pour une raison quelconque, l’erreur sera enregistrée dans la page Journal système. Dans la plupart des cas, cette page sera vide.

Si les agents de MFP ou d'affichage sont installés et configurés avec succès avec le cloud Synappx, mais rencontrent par la suite des problèmes liés lors de la numérisation, de l’impression ou du partage, vous trouverez ces erreurs dans l’onglet Espaces de travail en sélectionnant Appareils et agents. Les erreurs importantes avec un agent seront indiquées par un ! orange ou un triangle rouge (l’agent est hors connexion) à côté de l’ID de l’agent. Vous pouvez également cliquer sur le lien Journal à côté de l’ID de l’agent pour ouvrir une fenêtre avec le journal système de cet agent spécifique.

La page Journal système inclut les événements système liés aux agents Synappx Go qui n’ont pas pu s’installer avec succès. Cette page vous permet également d’exporter tous les journaux système.
Les journaux système individuels incluent des événements système spécifiques à l’agent sélectionné.

Les messages du journal système fournissent de brèves informations sur la cause ou la contre-mesure recommandée pour les messages du journal système. Le code entre parenthèses fournit plus d’informations sur l’événement de journal. Pour plus de détails, contactez votre représentant du support Sharp.

Les administrateurs peuvent également activer les notifications pour les applications mobiles. Ouvrez l’application Synappx Go et accédez à Paramètres > Notifications mobiles pour définir vos notifications d’agent Synappx Go. Les paramètres seront reflétés dans la page Notifications du portail Administrateur.

À partir de la page Journal des check-ins, entrez la plage de date du rapport et cliquez sur Exporter. Un fichier CSV de check-ins sera téléchargé.

• Microsoft® Windows 10 ou supérieur ou Windows Server 2016 ou supérieur, 32- ou 64-bit
• Microsoft® .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Minimum 4Go RAM
• Minimum de 75 Mo d’espace disque (les exigences peuvent varier en fonction du nombre d’utilisateurs et des travaux d’impression pris en charge par l’agent).
• Connectivité Internet

Un agent d’affichage est nécessaire pour chaque PC d’affichage pour prendre en charge les fonctionnalités de partage sur écran. 

• Microsoft® Windows 10 ou supérieur ou Windows Server 2016 ou supérieur, 32- ou 64-bit
• Microsoft® .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Minimum 4Go RAM
• Minimum 10Mo d’espace disque
• Applications client Microsoft 365 (par exemple, PowerPoint®, Word®) et d’autres applications (par exemple, visionneuse vidéo) pour les fichiers qui seront téléchargés
• Lecteur Adobe® Portable Document Format (PDF) pour les fichiers natifs Google (visualisation uniquement)
• Navigateur Chrome™  pour les fichiers natifs Google à modifier
• Connectivité Internet

Un agent Synappx Go peut prendre en charge entre 50 et 100 MFP (selon le nombre d’utilisateurs et les volumes de sortie d’impression).     

Vous pouvez télécharger individuellement les deux fichiers zip d'agent sur le même PC ; toutefois, l’agent de MFP et l’agent d’affichage ne peuvent pas être installés simultanément sur le même PC.     

Oui, vous pouvez installer plusieurs agents de MFP par locataire, mais les plages de recherche d'IP SNMP pour les agents MFP ne peuvent pas se chevaucher. Cela entraînerait des problèmes inattendus, comme des MFP ne s'affichant pas comme découvertes si elles ont déjà été découvertes par un agent précédemment installé.

Il n’y a pas de limite spécifique au nombre d’utilisateurs qui peuvent accéder à la fonctionnalité de sortie d’impression de l’agent de MFP Synappx Go. Le stockage sur l’ordinateur doit être suffisant pour prendre en charge les tâches d’impression qui sont stockées temporairement pour les utilisateurs.     

Si vous possédez MICAS, installez l’agent de MFP Synappx Go sur un PC ou serveur distinct. Les deux agents seront installables sur le même serveur/PC dans une version ultérieure.     

Pour mettre à niveau un agent, vous pouvez télécharger manuellement le nouveau fichier zip de l'agent de MFP ou d'affichage à partir du portail Administrateur. Lors du démarrage du processus d’installation, il vous sera demandé si vous souhaitez effectuer une mise à niveau. Confirmez la mise à jour de l'agent. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de mise à jour automatique sur la page Mises à jour de l’agent du portail Administrateur.

Les agents de MFP et d'affichage sont configurés pour les mises à jour automatiques par défaut. Vous pouvez afficher et modifier les paramètres de mise à jour de l’agent (p. ex. planifier les mises à jour) à partir de la page Mises à jour de l’agent dans le portail Administrateur.

Toutes les connexions entre les agents Synappx Go sont sécurisées via des certificats X.509 SSL TLS 1.2 (port 443) et/ou MQTT. Les données servant à la numérisation, l’impression ou le partage sont partagées entre le cloud et les agents. Consultez le Livre blanc sur la sécurité de Synappx pour plus de détails.

Oui. Pour plus de commodité, à partir de Go version 2.0, si le PC ou serveur cible sur lequel l’agent Synappx Go est installé n’a pas déjà .NET 4.7.2, le programme d'installation de Synappx vous invite à le télécharger et à l’installer avant de procéder à l’installation de l’agent.

Synappx Go peut fonctionner avec n’importe quel écran Sharp commandé par un PC Windows avec des applications Office installées. Consultez les exigences d’installation de l’agent d’affichage.    

Consultez le Résumé de prise en charge des écrans pour une liste d'écrans qui peuvent être configurés pour cette fonctionnalité permettant de gagner du temps.

Consultez le tableau de prise en charge des MFP. De façon générale, les MFP Sharp doivent prendre en charge OSA® 4.0 ou version ultérieure et TLS 1.2. Certains modèles Sharp prennent également en charge les tags NFC intégrés. Vous pouvez aussi configurer des MFP prises en charge avec des tags NFC Synappx Go distincts.

Consultez le tableau de prise en charge des MFP. Certains modèles comprennent la prise en charge des tags NFC intégrés (en plus d’OSA® 4.0 ou version ultérieure et TLS 1.2, qui sont requis). Si vous choisissez d’utiliser les tags NFC intégrés aux MFP avec Synappx Go, vérifiez ce qui suit :

• La prise en charge NFC est Activée sur la page Web Connexions réseau/Paramètres de connexion facile du MFP
• Le type de connexion est défini sur Sans fil (mode Infrastructure) ou Filaire + sans fil (mode Point d’accès) sous Paramètres réseau/Paramètres rapides/Paramètres sans fil.

Si vous disposez d’une MFP prise en charge connectée à votre réseau, aucune configuration de MFP particulière n'est nécessaire. Toutefois, si vous prévoyez d’utiliser le tag NFC intégré au  MFP, veuillez consulter les exigences de configuration ci-dessus.

Synappx Go prend uniquement en charge l’opération de premier plan (sélectionnez d’abord l’application et la fonction, puis appuyez) avec les tags MFP intégrés. Si vous configurez un tag NFC Synappx distinct à utiliser avec le MFP, l’opération en arrière-plan peut être utilisée avec un appareil mobile pris en charge. Consultez le Tableau de résumé de prise en charge des NFC pour plus de détails.

En général, Synappx Go peut être utilisé lorsque le MFP est en mode d’économie d’énergie sans aucune action utilisateur. Toutefois, il existe divers modes d’économie d’énergie selon les MFP ; dans certaines conditions, vous devrez peut-être réveiller l’appareil avant d’utiliser Synappx Go pour numériser ou imprimer.

Le panneau avant du MFP doit afficher l’écran d’accueil pour pouvoir utiliser la numérisation ou l'impression avec Synappx Go. Normalement, l’écran retourne automatiquement à la page d’accueil (par effacement automatique) 60 secondes après qu’un utilisateur a terminé une tâche. Pour revenir à la page d’accueil, appuyez sur le bouton Accueil et la MFP devrait être prête pour l’utilisation de l’application mobile Synappx Go.

Pour activer l’impression sur diverses MFP à travers votre bureau, utilisez un pilote d’impression universel Sharp et configurez-le pour prendre en charge l’impression avec Synappx Go. Vous pouvez également modifier un pilote d’imprimante Sharp spécifique si vous le préférez. Pour la configuration du pilote, vous aurez besoin de l’adresse IP du serveur ou du PC où vous avez installé l’agent Synappx Go. Consultez les instructions pour la configuration du pilote ici. Distribuez le pilote aux utilisateurs via votre processus normal de distribution. 

FAQ utilisateur

Les administrateurs et utilisateurs doivent contacter leur revendeur local autorisé Sharp pour obtenir le bon microprogramme.

Les tags NFC sont utilisés pour identifier l’emplacement de l’utilisateur et de MFP (pour la numérisation ou l’impression) ou d'écrans (pour le partage) spécifiques. Lorsque l’utilisateur appuie sur un tag, l’application Synappx Go sait quel utilisateur souhaite effectuer une action sélectionnée sur un MFP ou sur un écran spécifique.

Veuillez contacter votre revendeur Sharp pour obtenir des tags NFC spécifiques à Synappx Go.

Non, vous devez utiliser des tags NFC fournis par Sharp, car ils sont configurés avec des informations spécifiques pour Synappx Go.     

Non, les tags NFC de Synappx Go sont en lecture seule.

Oui, vous pouvez remplacer un tag NFC existant par un nouveau tag NFC à l’aide de l’application mobile. Sur l’application, sélectionnez l’espace de travail, puis le MFP déjà associée à un tag, et appuyez à nouveau sur le tag NFC. Il vous sera demandé si vous souhaitez remplacer le tag. Si oui, vous pouvez affecter le nouveau tag NFC pour remplacer l’ancien.     

Oui, consultez les exigences de configuration des MFP avec tag intégré ici.

Sur le portail Administrateur, configurez d'abord les espaces de travail et associez les agents de MFP et d’affichage découverts. Ensuite, téléchargez l’application mobile Synappx Go et connectez-vous à l’aide de vos informations d’identification Microsoft 365 ou Google Workspace. En tant qu’administrateur, vous disposez d’une fonctionnalité supplémentaire dans l’application mobile pour affecter des tags NFC aux appareils. Sélectionnez l’espace de travail, choisissez l’appareil à configurer et appuyez sur le nouveau tag NFC pour l’associer à l’appareil. Répétez pour tous les appareils. Consultez Associer des tags NFC pour plus de détails.

Le point d’exclamation orange indique qu’il existe un ou plusieurs agents de MFP ou d’affichage dans cet espace de travail qui n’ont pas encore été configurés avec un tag NFC (nécessaire pour utiliser Synappx Go avec cet appareil). Une fois que vous associez un tag NFC au MFP ou à l’écran, ce symbole disparaîtra.

Vous ne pouvez associer qu’un seul tag NFC par agent de MFP ou d’affichage pour le moment.     

Oui, en plus des notifications par e-mail (sélectionnées via le portail Administrateur), vous pouvez activer les notifications pour les applications mobiles. Ouvrez l’application Synappx Go et accédez à Paramètres > Notifications mobiles pour définir vos notifications d’agent Synappx Go. Les paramètres seront reflétés dans la page Notifications du portail Administrateur.